E-usługi w samorządach. Czy można załatwić wszystko, nie wychodząc z domu?

Integralnym elementem smart city są e-usługi publiczne, będące synonimiczne do stosowania przez miasto nowoczesnych technologii i digitalizacji. Coraz więcej spraw możemy załatwić przez internet – bez wychodzenia z domu. Także w Toruniu. Czy jednak chętnie korzystamy z tej możliwości? I jakie czynniki mogą współcześnie blokować wdrażane e-usługi w samorządach?

Wystawanie w długich kolejkach do okienka w urzędzie to już przeszłość w inteligentnych miastach. Coraz więcej samorządów w Polsce odchodzi od tradycyjnego modelu obsługi klientów na rzecz nowoczesnych technologii. Zgodnie z rankingiem z 2021 r. [Digital Quality of Life Index] polska e-administracja uplasowała się na 26. miejscu na świecie wśród 110 analizowanych krajów.

E-usługi w samorządach. Zalety nie do przecenienia

Elektroniczne usługi publiczne, świadczone za pomocą internetu, cieszą się dużą popularnością. Powód? Automatyzacja, niewielki udział człowieka i znacznie przyspieszenie czasu, np. rozpatrywania wniosków. Większość samorządów przygodę z e-usługami rozpoczyna od stworzenia ogólnodostępnej platformy informacyjnej. Szybko jednak przechodzą one na kolejne poziomy – pobierania on-line formularzy i aplikacji czy wysyłania wniosków i odbierania decyzji administracyjnych drogą elektroniczną. 

– E-usługi w sektorze publicznym redukują obciążenia administracyjne przedsiębiorstw i obywateli, ponieważ kontakt z administracją publiczną jest dzięki nim szybszy, efektywny, wygodniejszy, bardziej przejrzysty i tańszy – podkreślają Monika Kidyba i Łukasz Makowski [Innowacyjne rozwiązania w administracji publicznej, a zarządzanie inteligentnym miastem]

Usługi elektroniczne dla mieszkańców, aby odpowiadały założeniom smart city, muszą być nie tylko powszechnie dostępne, ale przede wszystkim przejrzyste i zapewniające najwyższy poziom ochrony danych osobowych. W 2020 r. średnio każdego dnia ponad 11 tys. Polaków zakładało profil zaufany, a do urzędów dziennie trafiało niemal 4 tys. elektronicznych pism ogólnych.

Toruń także oferuje swoim mieszkańcom możliwość korzystania z e-usług. Realizowane są one za pośrednictwem platformy ePUAP. Wystarczy założyć konto na platformie wraz z profilem zaufanym, który jest odpowiednikiem bezpiecznego podpisu elektronicznego. Po założeniu konta należy wypełnić i wysłać wniosek o nadanie profilu zaufanego. Kolejnym krokiem jest potwierdzenie tożsamości w jednym z dwóch punktów w budynku głównym Urzędu Miasta Torunia przy Wałach gen. Sikorskiego lub w budynku urzędu przy ul. Szosa Chełmińska. Procedura trwa nie dłużej niż kilkanaście minut. W urzędzie nie muszą się z kolei osobiście stawiać osoby, które mają podpis elektroniczny.

Katalog e-usług, dostępnych dla mieszkańców Torunia, jest szeroki. Możemy do nich zaliczyć uzyskanie odpisu aktu cywilnego, zgłaszanie urodzenia dziecka, składanie wniosków o dowód osobisty, zameldowania i wymeldowania czy zgłoszenie zbycia lub nabycia pojazdu. Popularna jest także możliwość wysłania do urzędu e-pism ogólnych, która pozwala na załatwianie spraw urzędowych we wszystkich niezdefiniowanych sytuacjach.

Pandemia, a popularność e-usług

– Do zwiększonego zainteresowania e-usługami w sposób naturalny przyczyniła się także w ostatnich dwóch latach pandemia COVID-19. W obliczu zamknięcia przestrzeni urzędów dla interesariuszy wielu polskich obywateli było zmuszonych do poznania zalet załatwiania spraw administracyjnych on-line, dostrzegając tym samym dodatkowy potencjał Internetu jako medium służącego do czegoś więcej niż zakupy online i kontakt z bliskimi – informuje Bartosz Piziak w serwisie gov.pl.

Zależność taką zauważono także m.in. w Starostwie Powiatowym w Toruniu.

– Pandemia bez wątpienia wpłynęła na innowacyjność naszych działań. Musieliśmy zachować ciągłość w obsłudze klientów Wydziału Komunikacji. W związku z tym wykorzystaliśmy te metody, których wcześniej nie stosowaliśmy: rejestracja internetowa, biletomat, systemy informatyczne. Oczywiście ostatecznie klient musi podejść do „okienka”, ale sporo formalności można załatwić już wcześniej. Warto wspomnieć również o budżecie obywatelskim. Przez lata realizowany był przez sprawdzoną metodę polegająca na kontaktach bezpośrednich. W czasie pandemii nie było takiej możliwości, więc wprowadziliśmy głosowanie internetowe. To się sprawdziło – mówi starosta Marek Olszewski.

Bariery we wdrażaniu e-usług

Wdrażanie e-usług w samorządach napotyka jednak wiele barier do pokonania.

– Są to bariery o charakterze prawnym (np. obowiązek osobistego stawiennictwa), psychologicznym (niechęć przed nowym), technicznym (brak technicznych możliwości, odpowiedniego oprogramowania itp.) czy organizacyjnym (np. organizacja pracy, kształt struktury organizacyjnej, przebieg procesów realizacji usług administracyjnych) – wymienia Marek Bugdol [Organizacyjne problemy wdrażania e-usług w administracji samorządowej]

Zdecydowanie największą barierą są jednak przeszkody finansowe. Okazuje się zatem, że przed polskimi samorządami jest jeszcze sporo do zrobienia w kwestii cyfryzacji usług publicznych. Z pewnością znaczną pomocą we wdrażaniu e-usług i eliminowaniu wymienionych barier są środki unijne. W wielu wypadkach wystarczy po prostu po nie sięgnąć.